Tem phụ sản phẩm: Quy định và hướng dẫn in chi tiết

Tem phụ sản phẩm là một yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với hàng hóa nhập khẩu lưu thông tại Việt Nam. Việc dán tem phụ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là cầu nối thông tin quan trọng, tạo dựng niềm tin và sự chuyên nghiệp trong mắt người tiêu dùng.

Hướng dẫn chi tiết về quy định và cách in tem phụ sản phẩm nhập khẩu

Trong bài viết này, Vinpos sẽ cùng bạn giải đáp mọi thắc mắc về  tem phụ. Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu:

● Tem phụ sản phẩm là gì và vai trò cốt lõi của nó trong chuỗi cung ứng.

● Tại sao pháp luật Việt Nam lại bắt buộc phải có tem phụ cho hàng hóa nhập khẩu.

● Những nội dung nào tuyệt đối không được thiếu trên một tem phụ đúng chuẩn.

● Làm thế nào để tự in tem phụ chuyên nghiệp, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

● Những sai lầm phổ biến cần tránh để không vi phạm quy định khi sử dụng tem phụ.

● Giải đáp các câu hỏi thường gặp nhất về quy định và thực tiễn in tem phụ.

Tem phụ sản phẩm là gì?

Tem phụ sản phẩm là nhãn dán chứa đựng các nội dung bắt buộc được dịch sang Tiếng Việt, dán bổ sung lên bao bì thương phẩm của hàng hóa nhập khẩu trước khi lưu hành tại thị trường Việt Nam. Đây là yêu cầu pháp lý bắt buộc được quy định tại Nghị định 43/2017/NĐ-CP (và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP) về nhãn hàng hóa.

Tem phụ không thay thế nhãn gốc mà tồn tại song song, đảm bảo người tiêu dùng Việt có thể tiếp cận đầy đủ và chính xác thông tin về sản phẩm mà không gặp phải rào cản ngôn ngữ.

Để tạo ra những chiếc tem phụ sắc nét và có độ bám dính tốt, doanh nghiệp cần lựa chọn vật liệu in ấn chuyên dụng. Thông thường, các tem này được in trên các loại giấy in mã vạch được cấu tạo sẵn lớp keo, có khả năng bám dính trên nhiều bề mặt chất liệu khác nhau. Tùy thuộc vào quy mô và đặc thù ngành hàng, từ các cửa hàng tiện lợi đến các hệ thống siêu thị lớn, việc lựa chọn đúng loại tem nhãn cho bán lẻ và siêu thị sẽ giúp tối ưu hóa đáng kể chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho.

Tem phụ sản phẩm hàng nhập khẩu

Vậy, từ đâu mà quy định này ra đời và tại sao nó lại mang tính bắt buộc đối với mọi sản phẩm nhập khẩu? Cùng tìm hiểu cơ sở pháp lý và tầm quan trọng của tem phụ trong phần tiếp theo để hiểu rõ hơn về trách nhiệm của nhà nhập khẩu. Việc nắm vững các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Tại sao hàng hóa nhập khẩu bắt buộc phải có tem phụ?

Hàng hóa nhập khẩu bắt buộc phải có tem phụ vì đây là quy định pháp lý được Chính phủ Việt Nam ban hành nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của người tiêu dùng, đồng thời tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch và công bằng. Việc tuân thủ quy định này không chỉ thể hiện sự tôn trọng pháp luật mà còn là minh chứng cho trách nhiệm của nhà nhập khẩu đối với sản phẩm mình phân phối.

Cơ sở pháp lý cốt lõi cho yêu cầu này được nêu rõ trong Nghị định số 43/2017/NĐ-CP của Chính phủ về nhãn hàng hóa, và sau đó được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 111/2021/NĐ-CP. Các văn bản quy phạm pháp luật này quy định chặt chẽ rằng hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam mà trên nhãn gốc không có hoặc có nhưng không đủ các nội dung bắt buộc bằng Tiếng Việt thì phải có tem phụ.

Mục tiêu chính của việc bắt buộc dán tem phụ bao gồm:

● Bảo vệ người tiêu dùng: Giúp người tiêu dùng Việt Nam tiếp cận thông tin sản phẩm (thành phần, cách sử dụng, hạn dùng, cảnh báo an toàn) một cách chính xác và dễ hiểu nhất, từ đó đưa ra quyết định mua sắm thông thái và an toàn.

● Hỗ trợ công tác quản lý của nhà nước: Tem phụ là công cụ hữu hiệu giúp các cơ quan chức năng như Quản lý thị trường, Hải quan, An toàn thực phẩm... dễ dàng trong việc kiểm tra, kiểm soát và truy xuất nguồn gốc hàng hóa, chống lại hàng giả, hàng nhái, hàng nhập lậu.

● Khẳng định trách nhiệm của doanh nghiệp: Việc dán tem phụ với đầy đủ thông tin về đơn vị nhập khẩu và phân phối thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với sản phẩm, là cơ sở để người tiêu dùng và cơ quan chức năng liên hệ khi có vấn đề phát sinh.

Lý do tại sao hàng hóa nhập khẩu bắt buộc phải có tem phụ

Khi đã nhận thức được tầm quan trọng không thể thiếu của tem phụ, bước tiếp theo là đảm bảo nội dung trên tem phải đầy đủ và chính xác theo yêu cầu của pháp luật. Vậy, những thông tin nào được xem là "bắt buộc" phải có mặt trên một con tem phụ đúng chuẩn?

Nội dung bắt buộc phải có trên tem phụ (theo quy định)

Theo quy định, nội dung trên tem phụ phải thể hiện đầy đủ các thông tin được dịch từ nhãn gốc của sản phẩm. Căn cứ theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa, các nội dung bắt buộc phải có bao gồm:

● Tên hàng hóa: Phải ghi rõ tên cụ thể của sản phẩm.

● Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa: Đây là thông tin của đơn vị nhập khẩu và phân phối sản phẩm tại Việt Nam. Thông tin này là cơ sở để cơ quan chức năng và người tiêu dùng liên hệ khi cần.

● Xuất xứ hàng hóa: Ghi rõ "Sản xuất tại" hoặc "Xuất xứ từ" kèm theo tên quốc gia hoặc vùng lãnh thổ sản xuất ra hàng hóa đó.

● Các nội dung khác tùy theo tính chất của mỗi loại hàng hóa: Dựa trên đặc thù của sản phẩm, tem phụ cần bổ sung các thông tin chi tiết như:

⚬ Định lượng: Thể tích thực, khối lượng tịnh, hoặc số lượng của sản phẩm.

⚬ Thành phần hoặc thành phần định lượng: Liệt kê các thành phần cấu tạo nên sản phẩm.

⚬ Ngày sản xuất & Hạn sử dụng: Ghi rõ ràng, đặc biệt quan trọng với thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm.

⚬ Thông số kỹ thuật: Áp dụng cho các sản phẩm điện tử, máy móc, thiết bị.

⚬ Hướng dẫn sử dụng & Hướng dẫn bảo quản: Giúp người dùng sử dụng sản phẩm đúng cách và an toàn.

⚬ Thông tin cảnh báo an toàn: Các lưu ý đặc biệt để tránh rủi ro khi sử dụng.

Để đảm bảo tính hợp pháp, các thông tin này phải được trình bày một cách rõ ràng, dễ đọc, trung thực và không gây hiểu lầm cho người tiêu dùng. Tem phụ không phải là nơi ghi thông tin tùy ý mà phải phản ánh chính xác những gì có trên nhãn gốc.

Các nội dung bắt buộc phải có trên tem phụ sản phẩm

Việc chuẩn bị đầy đủ các nội dung trên là điều kiện cần. Điều kiện đủ là phải biến những thông tin này thành một con tem thực tế, chuyên nghiệp và bền đẹp. Ngay sau đây, Vinpos sẽ hướng dẫn bạn quy trình chi tiết để có thể tự in tem phụ một cách đúng chuẩn nhất.

Hướng dẫn quy trình tự in tem phụ chi tiết, đúng chuẩn

Để tự in tem phụ sản phẩm vừa đảm bảo tuân thủ quy định, vừa tiết kiệm chi phí và chủ động trong sản xuất, bạn cần thực hiện một quy trình bài bản gồm 3 bước chính: lựa chọn vật tư, chuẩn bị thiết bị và cuối cùng là thiết kế, in ấn.

1/ Lựa chọn vật tư in ấn phù hợp

Đây là bước đầu tiên và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, độ bền của tem phụ. Bạn cần quan tâm đến hai thành phần chính: giấy in (decal) và mực in (ribbon).

Giấy in tem phụ (Decal):

● Decal giấy thường: Đây là lựa chọn phổ biến nhất nhờ chi phí tối ưu, phù hợp cho các sản phẩm được tiêu thụ nhanh, bảo quản trong môi trường khô ráo, không yêu cầu cao về độ bền. Nếu sản phẩm của bạn thuộc ngành hàng tiêu dùng nhanh, thực phẩm khô, văn phòng phẩm, thì các loại Giấy in tem phụ thông thường là giải pháp hoàn hảo.

● Decal nhựa PVC: Với đặc tính xé không rách, chống thấm nước và kháng hóa chất, decal nhựa là lựa chọn bắt buộc cho các sản phẩm đông lạnh, hàng hóa lỏng (mỹ phẩm, hóa chất) hoặc các sản phẩm yêu cầu độ bền tem nhãn cao trong môi trường khắc nghiệt. Decal nhựa PVC đảm bảo thông tin không bị phai mờ hay bong tróc.

Mực in (Ribbon): Mực in là yếu tố quyết định độ sắc nét và độ bền của chữ in trên decal. Để đạt hiệu quả tốt nhất, bạn nên sử dụng Mực in Wax Resin khi in trên decal giấy để tăng khả năng chống trầy xước và phai mờ. Đối với decal nhựa, Mực in Resin là lựa chọn tối ưu, mang lại độ bám dính cao nhất, chống lại sự ăn mòn của dung môi, hóa chất và điều kiện bảo quản khắc nghiệt. Bạn có thể tham khảo các loại mực in mã vạch phù hợp tại đây.

Lựa chọn vật tư in tem phụ phù hợp - Decal và Mực in

2/ Chuẩn bị thiết bị in tem

Để in tem nhãn từ dạng cuộn, bạn không thể sử dụng máy in văn phòng thông thường mà cần đến máy in mã vạch chuyên dụng. Thiết bị này được thiết kế đặc biệt để xử lý các vật liệu decal dạng cuộn, cho phép in ấn liên tục với số lượng lớn, tốc độ cao và chất lượng bản in sắc nét, đồng đều. Độ phân giải của máy in (thường là 203 DPI, 300 DPI hoặc 600 DPI) sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến độ mịn và rõ của các ký tự nhỏ.

Để hiểu rõ hơn về các dòng máy, từ máy để bàn nhỏ gọn cho đến máy công nghiệp công suất lớn, và cách lựa chọn thiết bị phù hợp với ngân sách và nhu cầu, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về Máy in tem phụ của chúng tôi.

Chuẩn bị máy in tem phụ chuyên dụng để đảm bảo chất lượng

3/ Thiết kế, in ấn và dán tem

Đây là bước cuối cùng để hoàn thiện con tem phụ trước khi dán lên sản phẩm.

● Thiết kế: Sử dụng các phần mềm thiết kế tem nhãn chuyên dụng (ví dụ: Bartender, GoLabel...) để tạo bố cục tem. Lưu ý quan trọng là phải đảm bảo font chữ không chân (sans-serif) dễ đọc, kích thước chữ đủ lớn (thường từ 7-8pt trở lên) để người tiêu dùng, đặc biệt là người lớn tuổi, có thể đọc được thông tin.

● In ấn: Kết nối máy in với máy tính đã cài đặt phần mềm thiết kế, nạp vật tư (giấy và mực) và tiến hành in hàng loạt.

● Dán tem: Chọn vị trí dễ quan sát nhất trên bao bì sản phẩm. Trước khi dán, hãy đảm bảo bề mặt sản phẩm sạch và khô để lớp keo có độ bám dính tốt nhất, tránh tình trạng tem bị bong tróc trong quá trình vận chuyển và trưng bày.

Hướng dẫn thiết kế, in ấn và dán tem phụ lên hàng nhập khẩu

Quy trình trên có vẻ đơn giản, nhưng trong thực tế vẫn có những lỗi nhỏ có thể gây ra hậu quả lớn. Để giúp bạn tránh những sai sót không đáng có, hãy điểm qua một vài lưu ý quan trọng ngay sau đây.

Những lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi in tem phụ

Để quá trình in tem phụ diễn ra suôn sẻ, tránh các sai sót phổ biến có thể dẫn đến bị phạt hoặc gây ấn tượng xấu cho khách hàng, bạn cần đặc biệt ghi nhớ 4 lưu ý quan trọng sau:

● Kiểm tra kỹ lỗi chính tả: Đây là lỗi cơ bản nhưng lại rất dễ mắc phải. Sai một lỗi chính tả, đặc biệt là ở tên sản phẩm, thành phần hoặc tên công ty, có thể làm giảm nghiêm trọng uy tín của bạn. Hãy luôn đọc rà soát thật kỹ nội dung trước khi bấm lệnh in hàng loạt.

● Đảm bảo font chữ đủ lớn, dễ đọc: Mục đích của tem phụ là cung cấp thông tin cho người dùng. Nếu font chữ quá nhỏ, quá mảnh hoặc kiểu cách khó đọc sẽ làm mất đi ý nghĩa này. Đây cũng là một yêu cầu pháp lý, bởi Nghị định 43/2017/NĐ-CP quy định thông tin trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc bằng mắt thường.

● Dán tem trên bề mặt sạch, phẳng: Bụi bẩn, dầu mỡ hoặc bề mặt gồ ghề sẽ làm giảm độ bám dính của keo, khiến tem dễ bị bong tróc. Hãy đảm bảo bề mặt sản phẩm sạch và khô trước khi dán để keo phát huy tác dụng tốt nhất.

● Không dán che lấp các thông tin quan trọng của nhãn gốc: Tem phụ là để bổ sung, không phải để che giấu. Tuyệt đối không dán tem phụ đè lên hạn sử dụng, mã vạch, hoặc các cảnh báo quan trọng trên nhãn gốc của nhà sản xuất.

Những lưu ý quan trọng cần tránh khi in tem phụ sản phẩm

Những lưu ý trên sẽ giúp bạn hoàn thiện quy trình in tem phụ của mình. Tuy nhiên, vẫn còn một số câu hỏi đặc thù mà nhiều doanh nghiệp thường thắc mắc. Hãy cùng Vinpos giải đáp chúng trong phần tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp về tem phụ

1. Kích thước và màu sắc tem phụ có quy định bắt buộc không? 

Không. Pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc về kích thước, hình dạng hay màu sắc cụ thể cho tem phụ. Yêu cầu quan trọng nhất là kích thước của tem phải đủ lớn để chứa tất cả các nội dung bắt buộc một cách rõ ràng, dễ đọc bằng mắt thường. Màu sắc của chữ viết phải tương phản với màu nền của tem để đảm bảo tính dễ nhận biết.

Quy định về kích thước và màu sắc của tem phụ

2. Nếu sản phẩm đã có thông tin Tiếng Việt trên bao bì gốc thì có cần dán tem phụ không?

Nếu trên bao bì gốc của sản phẩm nhập khẩu đã có sẵn các nội dung bắt buộc bằng Tiếng Việt theo đúng quy định của Nghị định 43/2017/NĐ-CP, thì doanh nghiệp không cần phải dán thêm tem phụ. Tem phụ chỉ bắt buộc khi nhãn gốc không có hoặc không có đủ các thông tin theo yêu cầu bằng Tiếng Việt.

3. Có thể gộp chung tem phụ và tem giá tiền làm một không? 

Hoàn toàn có thể. Việc gộp chung nội dung tem phụ và giá bán sản phẩm lên cùng một con tem là một giải pháp thông minh giúp tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian và nhân công dán tem. Khi gộp chung, bạn cần đảm bảo bố cục tem vẫn rõ ràng, dễ phân biệt đâu là thông tin sản phẩm, đâu là giá bán. Để thực hiện việc này, bạn có thể tham khảo các loại tem giá tiền được bế sẵn theo các kích thước phổ biến, tối ưu cho việc hiển thị cả hai loại thông tin.

4. Có thể in tem phụ bằng mực Wax để tiết kiệm chi phí tối đa được không?

Về mặt kỹ thuật, bạn có thể dùng mực Wax để in tem phụ, tuy nhiên đây là lựa chọn không được khuyến khích và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Mực Wax có độ bền kém nhất, dễ bị trầy xước, bay màu khi tiếp xúc với độ ẩm hoặc va chạm trong quá trình vận chuyển. Điều này có thể khiến thông tin trên tem phụ bị mờ, không đọc được, dẫn đến vi phạm quy định về nhãn hàng hóa. Mặc dù mực in Wax có chi phí thấp nhất, nó chỉ thực sự phù hợp cho các ứng dụng vận chuyển ngắn hạn, không yêu cầu độ bền cao.

Việc in và dán tem phụ sản phẩm đúng quy định không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là một bước đi chiến lược, thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và tôn trọng người tiêu dùng của doanh nghiệp. Một con tem phụ rõ ràng, đầy đủ thông tin và bền đẹp chính là lời cam kết về chất lượng và nguồn gốc sản phẩm mà bạn gửi gắm đến khách hàng. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện và những hướng dẫn thực tế nhất. Nếu bạn cần tư vấn thêm về việc lựa chọn máy in, giấy in, mực in hay bất kỳ giải pháp mã vạch nào để tối ưu hóa quy trình dán tem phụ, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Vinpos. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!

CÔNG TY TNHH VINPOS - VINPOS.VN
Hotline: 0906 645 569
Email: sales@vinpos.vn  
Tham khảo thêm các sản phẩm khác tại website: https://vinpos.vn/