CÁCH KẾT NỐI MÁY QUÉT MÃ VẠCH VỚI EXCEL NHANH CHÓNG

Nhằm mục đích nâng cấp hiệu suất làm việc cũng như tiết kiệm được thời gian trong thao tác nhập liệu để thực hiện được các nghiệp vụ tiếp theo như xử lý, báo cáo tại ứng dụng Excel nhanh hơn thì phần lớn người dùng hiện nay đều lựa chọn kết nối máy quét mã vạch trực tiếp với excel để dữ liệu được hiển thị ngay trên ứng dụng một cách nhanh chóng. Vậy đâu sẽ là cách kết nối máy quét mã vạch với Excel mà bạn cần biết? Cùng theo dõi để có được những thông tin chi tiết nhất nhé!

Khi nào cần kết nối máy quét mã vạch với excel

Máy quét mã vạch sẽ được kết nối với ứng dụng Excel khi các cơ sở, tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh của bạn không dùng đến phần mềm quản lý chuyên dụng mà thay vào đó lại dùng đến phần mềm Excel để phục vụ cho công tác quản lý, thống kê dữ liệu. 

Có thể bạn chưa biết, phần mềm Excel chỉ được lựa chọn khi nhu cầu cùng với lượng dữ liệu để xử lý không quá lớn. Vì nếu như lượng dữ liệu cần quản lý quá nhiều thì khi sử dụng Excel sẽ khiến bạn khá rối rắm vì phải thực hiện đồng thời nhiều câu lệnh khác nhau, tạo ra sự phức tạp và không thể tránh khỏi sự sai lệch.

Chia sẻ cách kết nối máy quét mã vạch với excel nhanh chóng, hiệu quả

Cho dù bạn có đang sử dụng đến dòng máy quét mã vạch nào thì nhìn chung khi thực hiện kết nối với Excel cũng đều sẽ thông qua các bước cơ bản sau: 

Bước 1: Trang bị sẵn chiếc máy quét mã vạch đúng với nhu cầu sử dụng.

Ngày nay, máy quét mã vạch được cho ra mắt với nhiều dòng máy, nhiều kiểu máy khác nhau. Với mỗi dòng máy sẽ đem đến cho bạn những tính năng làm việc chuyên biệt riêng. Vì thế để có thể lựa chọn được chiếc máy quét vừa phù hợp với nhu cầu sử dụng mà vừa tiết kiệm được chi phí đầu tư thì bạn ngoài dòng máy bạn cần đặc biệt quan tâm đến những thông số khác của máy như cổng kết nối, dung lượng pin, tốc độ quét, khả năng chịu va đập,..

Sau đây sẽ là một số dòng máy bạn có thể tham khảo và lựa chọn, đó là:

- Máy quét mã vạch 1D bao gồm:

+ Máy quét mã vạch 1D có dây, giải mã hiệu quả hầu hết các mã vạch 1D.

+ Máy quét mã vạch 1D để bàn, phần lớn là các dòng máy quét đa tia.

+ Máy quét mã vạch 1D không dây, kết nối trực tiếp thông qua công nghệ Bluetooth nên phạm vi hoạt động được mở rộng lên đến 10 mét so với chân đế.

-  Máy quét mã vạch 2D:

+ Máy quét mã vạch 2D có dây, chinh phục hiệu quả tất thảy các mã vạch 1D đến 2D, mã vạch có độ chói cao,...

+ Máy quét mã vạch 2D để bàn

+ Máy quét mã vạch 2D cầm tay không dây.

Máy quét mã vạch

Bước 2: Thực hiện việc kết nối máy quét mã vạch với máy chủ (Laptop hoặc PC).

- Đối với dòng máy quét mã vạch có dây, để bàn: 

Phụ kiện đi kèm không thể thiếu để việc kết nối máy quét với máy chủ được diễn ra thành công đó chính là dây cáp kết nối.Thông thường, dây cáp sẽ có 2 đầu kết nối trong đó 1 đầu là USB và 1 đầu là RJ-45. 

Với đầu cổng RJ-45 bạn sẽ cắm vào phần cổng kết nối được trang bị sẵn trên thân máy quét và đầu USB sẽ cắm vào cổng USB của máy chủ. Khi cắm xong, bạn sẽ phải chờ từ 2 - 3 giây để máy nhận diện, nếu như kết nối thành công máy quét sẽ có âm thanh báo hiệu hoặc ở một số dòng máy khác sẽ có cả đèn hiển thị. 

- Đối với dòng máy quét mã vạch không dây: 

Không giống như cách kết nối ở dòng máy có dây, với dòng máy không dây, dây cáp chỉ được dùng để kết nối chân đến của máy quét mã vạch với máy chủ. Và cách kết nối gần như tương tự với cách làm trên. Khi việc kết nối đã thành công, phần đầu đọc của máy quét sẽ tự động thiết lập kết nối Bluetooth với chân đế một cách nhanh chóng. (Nếu máy quét chưa nhận diện tự động và kết nối cùng chân đế, bạn hãy dùng máy quét quét qua chiếc mã vạch được dán trên chân đế máy để máy có thể nhận diện được)

Đặc biệt hơn là một số dòng máy quét mã vạch không dây có thể kết nối trực tiếp luôn với máy chủ mà không cần phải thông qua chân đế. Lúc này chỉ cần bật Bluetooth trên máy chủ và chọn dò tìm thiết bị, khi tìm thấy tên của máy quét chọn ghép đôi là hoàn thành.

 Kết nối máy quét mã vạch với máy chủ

Bước 3: Kết nối máy quét mã vạch với ứng dụng Excel để nhận dữ liệu truyền đến. 

Sau khi đã kết nối thành công máy quét mã vạch với máy chủ thì bước tiếp theo bạn cần làm đó chính là khởi động ứng dụng Excel trong máy chủ của bạn. 

Khi ứng dụng đã khởi động xong thì bạn cần làm:

- Di chuyển con trỏ chuột hiển thị đến ô mà bạn muốn nhận dữ liệu.

- Nhấn nút kích hoạt máy quét để tia quét đi ngang qua mã vạch muốn quét để lấy dữ liệu.

- Khi quét xong, dữ liệu sẽ được cập nhập ngay tức thì trên Excel đúng vào vị trí mà bạn để con trỏ chuột trước đó.

Theo chế độ mặc định của máy thì khi quét mã vạch liên tục thì khi máy quét, dữ liệu sẽ tiếp tục nhập vào dòng cũ mà không tự động xuống hàng. Hãy đi đến bước 4 cài đặt enter cho máy quét mã vạch.

Bước 4: Set Enter cho máy quét mã vạch.

Đối với mỗi dòng máy sẽ có cách set Enter khác nhau, nhưng phần lớn các thiết bị này đều sẽ Set Enter thông qua các mã vạch được in ấn sẵn ở bên trong cuốn sách hướng dẫn sử dụng, được tặng kèm khi mua máy quét. Trong cuốn sách đó không chỉ có mỗi mã vạch để Set Enter không mà còn có những cài đặt khác như Set Tab, Default,..

Và sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách Set Enter nhanh chóng cho máy quét. 

- Đầu tiên là tìm kiếm trong cuốn sách hướng dẫn từ khóa “Add An Enter Key” .

- Khi đã tìm thấy thì dùng máy quét của bạn quét vào mã này, chế độ Enter sẽ được cài đặt ngay lập tức cho máy.

Tùy thuộc vào từng dòng máy mã Enter Key này có số lượng khác nhau. Khi đó người dùng chỉ cần quét lần lượt từng mã một là được.

 

Hình ảnh minh họa cho việc Set Enter cho máy quét mã vạch 

Bước 5: Kiểm tra máy đã Set Enter thành công chưa thông qua việc test thử.

Để nhận biết máy quét mã vạch đã Set Enter thành công hay chưa thì bạn cần phải quét để kiểm tra lại chế độ của máy.

- Với trường hợp, dữ liệu sau khi được giải mã tự động được điền vào vị trí con trỏ và con trỏ sau đó tự động sẽ nhảy xuống hàng dưới có nghĩa là thành công.

- Còn không được như trường hợp trên thì bạn hãy thiết lập lại cài đặt bằng cách quét mã Set Defaults và tiếp đó quét lại mã Enter Key 1 lần nữa rồi test lại.  Nếu vẫn không thành công có nghĩa thiết bị của bạn hiện đang gặp vấn đề gì đó.

>>> Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn có thể tham khảo thêm qua bài chia sẻ sau:

Tổng hợp lỗi máy quét mã vạch thường gặp và cách khắc phục

Mua máy quét mã vạch phù hợp, chính hãng tại Vinpos

Vinpos - đơn vị cung cấp máy quét mã vạch nhập khẩu chính hãng với đa dạng chủng loại cũng như đa dạng thương hiệu. Khi mua hàng tại đây, ngoài sở hữu những sản phẩm chất lượng hàng đầu thì bạn còn nhận được cả chính sách mua hàng với giá cực tốt mà không chắc đơn vị nào cũng có được. Cùng với đó còn là chế độ bảo hành máy lên đến 12 tháng từ các nhà sản xuất. 

Để được tư vấn chi tiết hơn về dòng máy quét mã vạch phù hợp với nhu cầu thực tế của tổ chức, doanh nghiệp thì hãy liên hệ đến Hotline 0906 645 569 để được hỗ trợ nhanh chóng hơn từ nhân viên của chúng tôi!

VINPOS VIỆT NAM - VINPOS.VN
Địa chỉ: Tòa nhà Gia Cát, 316 Lê Văn Sỹ, phường 1, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0906 645 569
Email: sales@vinpos.vn
Tham khảo thêm các sản phẩm khác tại website: https://vinpos.vn