Máy quét QR cho nhà hàng: order và thanh toán tại bàn

Tình trạng quá tải, sai sót order và khách hàng phải chờ đợi trong giờ cao điểm là vấn đề quen thuộc của ngành F&B. Để giải quyết, xu hướng order và thanh toán bằng mã QR tại bàn đang là giải pháp công nghệ hiệu quả. Tuy nhiên, thành công của quy trình này không chỉ dựa vào phần mềm mà phụ thuộc lớn vào phần cứng cốt lõi: máy quét mã QR chuyên dụng. Bài viết này, đúc kết từ kinh nghiệm của Vinpos, phân tích sâu vai trò của máy quét để đảm bảo quy trình vận hành trơn tru, nhanh chóng, chính xác.

Máy quét QR order và thanh toán tại bàn cho nhà hàng

Để hành trình nâng cấp nhà hàng của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả, điều quan trọng là phải có một lộ trình rõ ràng. Từ việc thấu hiểu lợi ích, cách vận hành, cho đến khâu quan trọng nhất là chọn mua một chiếc máy quét mã vạch phù hợp, tất cả sẽ được trình bày chi tiết dưới đây:

● Lý do nên ứng dụng QR Order & Pay: Khám phá các lợi ích từ việc tăng tốc phục vụ đến nâng cao hình ảnh thương hiệu.

● Cách hệ thống QR Order hoạt động: Tìm hiểu quy trình vận hành từ lúc khách hàng quét mã cho đến khi thanh toán hoàn tất.

● Lựa chọn loại máy quét phù hợp: Phân tích hai loại máy quét chính (để bàn và không dây) để giúp bạn chọn được thiết bị tối ưu.

● Lưu ý khi mua và thương hiệu uy tín: Nắm bắt các tiêu chí đầu tư quan trọng và tham khảo các thương hiệu đã được kiểm chứng.

● Các câu hỏi thường gặp: Giải đáp những thắc mắc phổ biến nhất khi triển khai và sử dụng máy quét QR tại nhà hàng.

Tại sao nhà hàng, quán cafe nên ứng dụng QR Code Order & Pay?

Việc ứng dụng giải pháp QR Code Order & Pay mang lại những lợi ích vượt trội, trực tiếp giải quyết các điểm yếu cố hữu trong vận hành thủ công, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh một cách toàn diện. Đây không chỉ là một cải tiến công nghệ, mà còn là một chiến lược thông minh để tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng sự hài lòng của khách hàng trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt.

● Tăng tốc độ phục vụ, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng: Hệ thống QR order cho phép khách hàng chủ động xem menu và gọi món ngay khi ngồi vào bàn mà không cần chờ nhân viên. Quy trình này giúp loại bỏ hoàn toàn các "thời gian chết" trong hành trình trải nghiệm của khách hàng. Theo kinh nghiệm triển khai cho các đối tác của Vinpos, quy trình tự động hóa này giúp giảm tới 3-5 phút cho mỗi lượt khách trong khâu order và thanh toán, một con số cực kỳ ý nghĩa vào những giờ cao điểm.

● Giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi nhận đơn hàng (order): Việc ghi chép order thủ công luôn tiềm ẩn rủi ro sai sót do chữ viết khó đọc, nghe nhầm món, hoặc quên ghi chú đặc biệt của khách. Hệ thống QR order sẽ tự động gửi yêu cầu chính xác từ điện thoại khách hàng đến hệ thống POS và máy in tại bếp/bar. Sự đồng bộ hóa dữ liệu thời gian thực này đảm bảo tính chính xác của đơn hàng lên đến 99.9%, giảm lãng phí nguyên vật liệu và tránh những trải nghiệm không đáng có cho thực khách.

● Tối ưu hóa hiệu suất và giảm áp lực cho nhân viên phục vụ:  Nhân viên được giải phóng khỏi việc ghi order đơn thuần, giúp họ có thêm thời gian tập trung vào các nhiệm vụ giá trị hơn như tư vấn món và chăm sóc khách hàng. Việc này giúp tối ưu hóa nhân sự, giảm áp lực cho đội ngũ và tạo môi trường làm việc hiệu quả.

● Nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo hình ảnh thương hiệu hiện đại: Việc cho phép khách hàng chủ động, tự kiểm soát đơn hàng của mình qua một giao diện menu điện tử trực quan, hiện đại sẽ tạo ra một trải nghiệm liền mạch và ấn tượng. Điều này thể hiện nhà hàng của bạn luôn cập nhật công nghệ để mang đến sự tiện lợi tối đa.

● Dễ dàng triển khai các chương trình khuyến mãi, tích điểm qua voucher điện tử: Với hệ thống QR, việc áp dụng các mã giảm giá, voucher điện tử hay chương trình khách hàng thân thiết trở nên vô cùng đơn giản. Khách hàng có thể nhập mã trực tiếp trên menu điện tử hoặc đưa mã QR trên điện thoại cho nhân viên quét, thay vì phải dùng các phiếu giấy phức tạp và tốn kém chi phí in ấn.

Lợi ích của việc ứng dụng QR Code Order & Pay cho nhà hàng

Rõ ràng, việc triển khai QR Order & Pay mang lại một cuộc cách mạng trong vận hành. Để hiểu được cách công nghệ này tạo ra những thay đổi kỳ diệu đó, hãy cùng đi sâu vào quy trình hoạt động chi tiết của hệ thống.

Hệ thống QR Order tại bàn hoạt động như thế nào?

Hệ thống QR Order tại bàn vận hành dựa trên một quy trình tự động hóa đơn giản nhưng hiệu quả, kết nối trực tiếp khách hàng với hệ thống quản lý bán hàng (POS) của nhà hàng thông qua mã QR. Quy trình này có thể được tóm gọn qua các bước sau:.

1. Khách hàng quét mã QR: Mỗi bàn ăn sẽ được trang bị một mã QR duy nhất. Khách hàng chỉ cần sử dụng camera trên điện thoại thông minh của mình để quét mã này, không cần cài đặt bất kỳ ứng dụng nào khác.

2. Truy cập Menu điện tử: Điện thoại của khách hàng ngay lập tức hiển thị một menu điện tử (web-based) , nơi họ có thể xem hình ảnh, mô tả món ăn và tùy chỉnh lựa chọn (thêm topping, chọn size, mức độ ngọt/đá) một cách trực quan. Sau khi chọn xong, họ xác nhận đơn hàng.

3. Đơn hàng tự động chuyển tiếp: Ngay khi khách hàng xác nhận, đơn hàng sẽ được tự động gửi đến hệ thống POS trung tâm. Từ đây, thông tin được đồng bộ và một phiếu order (bill) sẽ được in ra tại các máy in chuyên dụng ở khu vực bếp hoặc quầy bar tương ứng. Nhân viên chế biến nhận phiếu và thực hiện món ăn.

4. Nhân viên thanh toán: Khi khách hàng muốn thanh toán, vai trò của máy quét mã vạch chuyên dụng bắt đầu phát huy.

● Thanh toán tại quầy: Khách hàng mang mã đơn hàng/voucher điện tử trên điện thoại ra quầy, nhân viên thu ngân sẽ dùng máy quét để bàn để quét mã và xử lý thanh toán một cách nhanh chóng.

● Thanh toán tại bàn: Để chuyên nghiệp hơn, nhân viên phục vụ sẽ mang một chiếc máy quét không dây đến tận bàn của khách để quét mã đơn hàng hoặc voucher, mang lại sự tiện lợi tối đa.

Quy trình hoạt động của hệ thống QR Order tại bàn

Có thể thấy máy quét mã vạch là thiết bị phần cứng không thể thiếu để hoàn thiện quy trình. Việc lựa chọn đúng công cụ sẽ quyết định sự trơn tru của cả hệ thống. Cùng Vinpos tìm hiểu xem đâu là loại máy quét phù hợp nhất cho nhà hàng, quán cafe.

Cần chọn loại máy quét mã QR nào cho nhà hàng, quán cafe?

Tùy thuộc vào quy mô và quy trình phục vụ, nhà hàng có thể trang bị hai loại máy quét mã QR chính: máy quét để bàn đặt tại quầy thu ngân và máy quét không dây cho nhân viên phục vụ. Mỗi loại có vai trò và đặc điểm riêng biệt, đáp ứng các nhu cầu vận hành khác nhau.

1. Máy quét mã vạch để bàn tại quầy thu ngân/bar

Đây được xem là "trạm xử lý trung tâm" của nhà hàng. Chiếc máy quét này không chỉ dùng để xử lý các đơn hàng QR mà còn đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng khác như quét mã thanh toán từ các ví điện tử (MoMo, VNPAY), quét voucher điện tử, thẻ thành viên, và đôi khi là quét mã đơn hàng từ các ứng dụng giao hàng (GrabFood, ShopeeFood).

Máy quét cần có tốc độ quét phải nhanh và nhạy để không gây ùn tắc. Quan trọng nhất, máy phải sở hữu cảm biến ảnh chất lượng cao, có khả năng đọc tốt các mã QR trên màn hình điện thoại, kể cả khi màn hình bị trầy xước, có độ sáng thấp hoặc bị chói. 

Đặc điểm máy quét để bàn tại quầy thu ngân

Việc lựa chọn một chiếc máy quét mã vạch để bàn suất cao là cực kỳ quan trọng để không tạo ra “nút thắt cổ chai” tại quầy thu ngân. Để tìm hiểu sâu hơn về cách tối ưu tốc độ tại khu vực này, bạn có thể tham khảo thêm bài viết chi tiết của chúng tôi về máy quét mã vạch cho bán lẻ, tối ưu tốc độ thanh toán.

2. Máy quét mã vạch không dây cho nhân viên phục vụ

Đây là công cụ giúp nâng tầm sự chuyên nghiệp và trải nghiệm của khách hàng. Với một chiếc máy quét không dây, nhân viên có thể linh hoạt di chuyển giữa các bàn để hỗ trợ thanh toán, quét mã voucher giảm giá ngay tại chỗ mà không cần yêu cầu khách hàng phải di chuyển đến quầy, mang lại cảm giác được phục vụ tận tình và cao cấp.

Máy quét phải có thiết kế phải nhỏ gọn, nhẹ để nhân viên có thể dễ dàng mang theo. Máy cần sử dụng kết nối không dây Bluetooth ổn định với phạm vi hoạt động rộng (ít nhất 10 mét) và quan trọng là phải có thời lượng pin đủ lớn để hoạt động liên tục trong suốt một ca làm việc (ít nhất 8-10 giờ).

Đặc điểm máy quét không dây cho nhân viên phục vụ

Để mang lại sự linh hoạt này, các dòng máy quét mã vạch không dây cầm tay bền bỉ, nhỏ gọn tại Vinpos là sự lựa chọn lý tưởng.

3. Bảng so sánh nhanh các loại máy quét cho nhà hàng

Để bạn có cái nhìn tổng quan và dễ dàng đưa ra quyết định, Vinpos đã tổng hợp một bảng so sánh nhanh hai loại máy quét này:

Tiêu chí	Máy quét để bàn	Máy quét không dây
Vị trí sử dụng	Cố định tại quầy thu ngân, quầy bar	Linh hoạt di chuyển giữa các bàn
Ưu điểm	Tốc độ cao, luôn sẵn sàng, không lo hết pin	Cơ động, chuyên nghiệp, thanh toán tại bàn
Nhược điểm	Khách phải di chuyển đến quầy	Cần sạc pin, chi phí đầu tư cao hơn
Phù hợp với	Mọi mô hình, đặc biệt là quán cafe, trà sữa	Nhà hàng sang trọng, khu vực ăn uống rộng

So sánh máy quét để bàn và không dây cho nhà hàng

Việc kết hợp cả hai loại máy quét thường là giải pháp tối ưu nhất. Máy quét để bàn đảm bảo tốc độ tại "điểm nóng" là quầy thu ngân, trong khi máy quét không dây mang lại sự linh hoạt và nâng cao trải nghiệm dịch vụ tại bàn cho khách hàng.

Khi đã xác định được loại máy quét phù hợp, bước tiếp theo là lựa chọn một sản phẩm và thương hiệu đáng tin cậy. Vậy đâu là những tiêu chí quan trọng cần cân nhắc?

Cần chú ý gì khi mua máy quét cho nhà hàng và nên tin dùng thương hiệu nào?

Khi mua máy quét cho nhà hàng, bạn cần chú ý đến ba tiêu chí cốt lõi để đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định và lâu dài trong môi trường F&B:

● Khả năng tương thích: Yếu tố tiên quyết là máy quét phải tương thích hoàn toàn với phần mềm quản lý bán hàng (POS) bạn đang dùng (CukCuk, KiotViet, Sapo...). Dù hầu hết máy quét hiện nay đều là thiết bị "cắm và chạy" (plug-and-play), bạn vẫn nên kiểm tra kỹ thông tin từ nhà cung cấp để đảm bảo kết nối thông suốt.

● Tốc độ và độ nhạy: Khả năng đọc nhanh và chính xác mã QR trên màn hình điện thoại là yêu cầu bắt buộc. Hãy tìm kiếm các máy quét sử dụng công nghệ quét ảnh 2D (2D Imager) với thuật toán giải mã nâng cao, có khả năng xử lý tốt các mã vạch bị mờ, xước hoặc trên màn hình có độ sáng yếu.

● Độ bền và thương hiệu: Môi trường nhà hàng đòi hỏi máy có độ bền cao. Hãy chọn sản phẩm đạt chuẩn công nghiệp (chống bụi/nước từ IP52), chịu được va đập khi rơi từ 1.2 mét và đến từ các thương hiệu uy tín để đảm bảo chất lượng và chế độ bảo hành.

3 tiêu chí chọn mua máy quét cho nhà hàng

Dựa trên dữ liệu bán hàng và phản hồi kỹ thuật từ hàng ngàn khách hàng F&B, Vinpos nhận thấy 4 thương hiệu sau đây có hiệu năng ổn định và độ bền vượt trội, phù hợp nhất cho môi trường nhà hàng, quán cafe:

● Zebra: Thương hiệu đến từ Mỹ, cực kỳ mạnh về độ bền bỉ và sự ổn định theo thời gian.

● Honeywell: Nổi tiếng toàn cầu với công nghệ quét Adaptus™ Imaging Technology, cho tốc độ đọc mã nhanh và nhạy bén hàng đầu.

● Unitech: Lựa chọn tối ưu về hiệu năng trên giá thành, cung cấp các sản phẩm chất lượng với mức đầu tư hợp lý.

● Opticon: Thương hiệu từ Nhật Bản, được yêu thích nhờ các sản phẩm có thiết kế nhỏ gọn, thời trang và hiệu năng đáng tin cậy.

Đầu tư đúng loại máy quét mã QR không chỉ là mua một thiết bị, mà là đầu tư cho sự hiệu quả trong vận hành và sự hài lòng của khách hàng. Lựa chọn một thiết bị phù hợp sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển của nhà hàng, quán cafe trong kỷ nguyên số.

Nếu bạn cần tư vấn kỹ thuật sâu hơn để chọn ra model máy quét phù hợp nhất với quy mô và phần mềm của mình, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của Vinpos để nhận giải pháp tối ưu nhất!

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến máy quét mã vạch cho nhà hàng, cafe

1. Tôi có cần mua máy quét 2D (quét mã QR) không, hay máy quét 1D là đủ?

Có, để triển khai mô hình order và thanh toán qua mã QR, bạn bắt buộc phải sử dụng máy quét 2D. Máy quét 1D (công nghệ laser hoặc CCD tuyến tính) chỉ có thể đọc được các mã vạch dạng sọc thẳng (mã EAN-13, Code 128...) trên sản phẩm, chúng không có khả năng giải mã các ma trận điểm ảnh phức tạp của mã QR (Quick Response code).

Máy quét mã vạch 2D cho nhà hàng

2. Máy quét có tự kết nối với phần mềm bán hàng (POS) của tôi không?

Có, trong hầu hết các trường hợp. Các máy quét mã vạch hiện đại được thiết kế để hoạt động như một thiết bị nhập liệu tiêu chuẩn (tương tự bàn phím). Khi bạn quét một mã, máy sẽ "gõ" chuỗi ký tự được mã hóa vào bất cứ nơi nào có con trỏ chuột đang nhấp nháy. Do đó, chỉ cần phần mềm POS của bạn đang mở và sẵn sàng nhận dữ liệu (ví dụ như ở ô tìm kiếm sản phẩm hoặc ô nhập mã voucher), máy quét sẽ hoạt động ngay lập tức mà không cần cài đặt driver phức tạp.

3. Máy quét không dây có thực sự cần thiết không? Phạm vi hoạt động của nó là bao xa?

Không bắt buộc nhưng rất nên có đối với các nhà hàng có không gian rộng, nhiều tầng hoặc muốn nâng cao sự chuyên nghiệp trong khâu thanh toán tại bàn. Hầu hết các máy quét không dây sử dụng công nghệ Bluetooth có phạm vi hoạt động ổn định trong khoảng 10 đến 30 mét tính từ đế sạc/bộ thu tín hiệu. Một số dòng máy cao cấp có thể đạt đến 100 mét trong điều kiện không có vật cản.

Nên mua máy quét không dây cho nhà hàng

4. Tại sao máy quét không đọc được mã QR trên màn hình điện thoại của khách?

Có nhiều nguyên nhân, nhưng phổ biến nhất là do màn hình điện thoại có độ sáng quá thấp hoặc quá cao gây lóa, bề mặt màn hình bị nứt vỡ hoặc dính bẩn nhiều, hoặc mã QR hiển thị có độ phân giải quá thấp. Một nguyên nhân khác có thể đến từ chính máy quét: đó có thể là máy quét 1D không có khả năng đọc mã 2D, hoặc máy quét 2D chất lượng thấp có cảm biến và thuật toán giải mã kém, không xử lý tốt được các điều kiện khó.

CÔNG TY TNHH VINPOS - VINPOS.VN
Hotline: 0906 645 569
Email: sales@vinpos.vn  
Tham khảo thêm các sản phẩm khác tại website: https://vinpos.vn/