Máy in mã vạch và máy in hóa đơn: So sánh, chọn mua?

Lựa chọn giữa máy in mã vạch và máy in hóa đơn là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất vận hành và chi phí của doanh nghiệp. Mặc dù có vẻ ngoài tương đồng, chúng là hai thiết bị chuyên dụng với những khác biệt cốt lõi. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng khía cạnh, giải đáp các thắc mắc thường gặp và đưa ra khuyến nghị lựa chọn phù hợp cho từng mô hình kinh doanh.

So sánh máy in mã vạch và máy in hóa đơn, cách chọn mua

Máy in mã vạch và máy in hóa đơn đều là thiết bị in nhiệt, một phần quan trọng của hệ thống bán hàng (POS), giúp tăng tốc độ và độ chính xác. 2 thiết bị sở hữu 8 điểm khác nhau cơ bản gồm:

Tiêu chí	Máy in mã vạch	Máy in hóa đơn
Mục đích chính	In tem nhãn, mã vạch để quản lý sản phẩm, tài sản	In hóa đơn bán lẻ, biên lai thanh toán, order bếp/bar
Công nghệ in	In nhiệt trực tiếp và in truyền nhiệt (qua ruy-băng)	Hầu hết chỉ dùng in nhiệt trực tiếp
Vật liệu in	Decal đa dạng (giấy, PVC, xi bạc...), ruy-băng mực	Giấy in bill cảm nhiệt chuyên dụng (dạng cuộn)
Độ bền bản in	Tạm thời (vài tháng) đến rất bền (nhiều năm)	Tạm thời, dễ phai dưới ánh sáng, nhiệt độ (vài tháng)
Tốc độ và khổ in	Từ 4 inch/s (102 mm/s) đến 14 inch/s (356 mm/s). Khổ in phổ biến 4inch (6inch, 8 inch)	Từ 200mm/s đến trên 300mm/s. Khổ in 57mm hoặc 80mm.
Cấu trúc và thiết kế	Cảm biến nhận diện tem	Dao cắt giấy tự động
Khả năng kết nối	USB, RS-232 (Serial), và LAN có thêm GPIO (General Purpose Input/Output) hoặc các cổng kết nối song song (Parallel)	USB, RS-232 (Serial), và LAN
Chi phí đầu tư ban đầu	Cao hơn (Từ 1.5 - 80 triệu)	Thấp hơn (Từ 1.5 - 4 triệu)
Chi phí vận hành	Giấy in, mực in	Giấy in bill

Về cơ bản, không nên dùng chung máy in mã vạch và máy in hóa đơn vì mỗi loại được thiết kế cho mục đích riêng và việc sử dụng chéo chức năng sẽ gây nhiều bất tiện và kém hiệu quả.

● Dùng máy in mã vạch để in hóa đơn: Sẽ rất tốn kém, bất tiện khi phải thay giấy liên tục và thiếu chuyên nghiệp vì phải xé hóa đơn bằng tay.

● Dùng máy in hóa đơn để in tem mã vạch: Hạn chế lớn hơn vì tem in ra có độ bền rất thấp (nhanh phai), dễ bị in lệch, không thể dùng để quản lý hàng hóa lâu dài.

● Máy in 2 trong 1: Chỉ phù hợp với mô hình kinh doanh siêu nhỏ, nhu cầu in rất ít. Với đa số doanh nghiệp, đầu tư 2 máy riêng biệt sẽ hiệu quả hơn.

Lời khuyên lựa chọn theo ngành nghề:

● Cửa hàng bán lẻ, shop, siêu thị: Cần cả hai loại, nên đầu tư 2 máy riêng biệt để tối ưu hiệu suất.

● Nhà hàng, quán cafe: Ưu tiên hàng đầu là máy in hóa đơn. Máy in mã vạch chỉ là nhu cầu phụ (in tem dán ly...).

● Kho vận, sản xuất: Bắt buộc phải dùng máy in mã vạch chuyên dụng, công nghiệp để đảm bảo độ bền của tem nhãn và khả năng in số lượng lớn.

Máy in mã vạch, máy in hóa đơn là gì?

Để có thể đưa ra lựa chọn đúng đắn, trước hết chúng ta cần hiểu rõ bản chất và vai trò của từng loại thiết bị trong hệ thống bán hàng.

Máy in mã vạch là gì?

Máy in mã vạch (Barcode Printer) là thiết bị ngoại vi chuyên dụng để in thông tin và mã vạch (1D, 2D) lên tem nhãn (decal). Thiết bị là tạo ra các nhãn định danh chính xác, có độ bền tùy chọn, phục vụ cho việc tự động hóa quản lý kho, theo dõi tài sản và truy xuất nguồn gốc. Máy có thể sử dụng công nghệ in truyền nhiệt để đảm bảo bản in sắc nét, bền bỉ hoặc in nhiệt trực tiếp cho các nhu cầu ngắn hạn.

Máy in mã vạch là thiết bị in thông tin lên bề mặt tem nhãn dán

Máy in hóa đơn là gì?

Máy in hóa đơn (Receipt Printer/Bill Printer) là thiết bị được thiết kế đặc thù để in ra các biên lai thanh toán, phiếu đặt hàng (order) tại các điểm bán lẻ (POS). Thiết bị đóng vai trò quan trong cho cung cấp bằng chứng giao dịch cho khách hàng và ghi nhận thông tin bán hàng tức thời. Hầu hết máy in hóa đơn sử dụng công nghệ in nhiệt trực tiếp lên giấy cảm nhiệt và thường tích hợp dao cắt tự động để tối ưu hóa quy trình thanh toán.

Máy in hóa đơn là thiết bị in thông tin lên bề mặt hóa đơn (bill)

Điểm giống nhau giữa máy in mã vạch và máy in hóa đơn là gì?

Máy in mã vạch và máy in hóa đơn vẫn chia sẻ một số điểm chung cơ bản, chủ yếu đến từ nguyên lý hoạt động cốt lõi. Cả hai loại máy này đều là thiết bị in nhiệt, sử dụng nhiệt lượng từ đầu in nhiệt để tạo ra hình ảnh trên vật liệu in. Chúng cũng thường được xem là những thiết bị ngoại vi không thể thiếu trong một hệ thống Point of Sale (POS) hoàn chỉnh, kết nối với máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng để thực hiện các tác vụ tự động. Mục tiêu chung của cả hai là góp phần tăng tốc độ và độ chính xác trong các quy trình vận hành kinh doanh.

Máy in mã vạch và hóa đơn đều dùng nhiệt từ đầu in để tạo hình ảnh

Điểm khác nhau giữa máy in mã vạch và máy in hóa đơn là gì?

Sự khác biệt giữa hai thiết bị này là rất lớn và mang tính quyết định đến ứng dụng của chúng. Việc nắm rõ 8 điểm khác biệt dưới đây sẽ giúp bạn hiểu tại sao mỗi loại máy lại phù hợp với một nhiệm vụ riêng biệt.

1. Công nghệ in: In nhiệt trực tiếp với truyền nhiệt

Công nghệ in là yếu tố khác biệt nền tảng, ảnh hưởng đến mọi khía cạnh từ vật liệu, độ bền cho đến chi phí.

● In nhiệt trực tiếp (Direct Thermal): Đầu in tác động nhiệt trực tiếp lên giấy cảm nhiệt (giấy có tẩm hóa chất nhạy nhiệt), làm hóa chất chuyển thành màu đen để tạo hình ảnh.

● In truyền nhiệt (Thermal Transfer): Đầu in làm nóng chảy mực trên ruy-băng (ink ribbon), sau đó mực được truyền và bám lên bề mặt vật liệu in (decal).

Máy in hóa đơn gần như chỉ dùng công nghệ in nhiệt trực tiếp vì ưu tiên tốc độ và không cần thay mực. Ngược lại, máy in mã vạch cung cấp cả hai lựa chọn: in nhiệt trực tiếp cho tem nhãn tạm thời (tem giao hàng, tem cân điện tử) và in truyền nhiệt cho các ứng dụng yêu cầu độ bền cao, chống chịu môi trường.

Máy in mã vạch cung cấp 2 công nghệ in trong khi máy in hóa đơn chỉ in nhiệt trực tiếp

2. Vật liệu in: Decal đa dạng với giấy in bill chuyên dụng

Sự khác biệt về công nghệ in dẫn đến việc hai máy sử dụng các loại vật liệu hoàn toàn khác nhau.

● Máy in hóa đơn: Chỉ tương thích với giấy in bill cảm nhiệt, phổ biến ở các khổ K57 (rộng 57mm) và K80 (rộng 80mm).

● Máy in mã vạch có khả năng làm việc với một danh mục vật liệu vô cùng phong phú gồm decal giấy, decal nhựa PVC, decal xi bạc, tem nhãn vải, decal vỡ, decal cảm nhiệt và sử dụng ruy băng mực đi kèm với công nghệ in truyền nhiệt, có 3 loại chính là wax, wax-resin, và resin để phù hợp với từng loại decal và yêu cầu độ bền.

Máy in mã vạch in trên đa dạng loại decal, máy in bill chỉ in trên giấy in bill

3. Độ bền bản in: Lưu trữ lâu dài với tạm thời

Độ bền của thông tin sau khi in là một yếu tố mang tính quyết định khi lựa chọn.

● Máy in hóa đơn (in nhiệt trực tiếp): Bản in có độ bền thấp. Thông tin sẽ mờ dần sau 6-12 tháng, đặc biệt khi tiếp xúc với ánh sáng, nhiệt độ cao.

● Máy in mã vạch (in truyền nhiệt): Bản in có độ bền vượt trội, có thể lưu trữ rõ nét trong nhiều năm, kháng mài mòn, độ ẩm và dung môi, đảm bảo mã vạch luôn có thể quét được.

4. Tốc độ và khổ in

Máy in hóa đơn: Tối ưu cho tốc độ giao dịch, có thể đạt từ 200mm/s đến trên 300mm/s. Khổ in giới hạn ở mức 57mm hoặc 80mm.

Máy in mã vạch: Có dải tốc độ và khổ in đa dạng hơn.

● Tốc độ: Máy để bàn từ 4-6 inch/s (102-152 mm/s), máy công nghiệp có thể trên 14 inch/s (356 mm/s).

● Khổ in: Phổ biến nhất là 4 inch (~104mm), ngoài ra còn có các khổ 2 inch, 3 inch, 6 inch, 8 inch cho các ứng dụng đặc thù.

Tốc độ và khổ in máy in mã vạch có khoảng rộng hơn máy in hóa đơn

5. Cấu trúc và thiết kế

Cấu trúc bên trong của hai loại máy được thiết kế để phục vụ cho các chức năng riêng biệt. Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở hai bộ phận:

● Máy in hóa đơn: Luôn trang bị dao cắt tự động (auto-cutter) để xé hóa đơn nhanh chóng và chuyên nghiệp sau khi in.

● Máy in mã vạch: Trang bị cảm biến thông minh (media sensors) như cảm biến nhận diện khoảng hở (gap sensor) hoặc điểm đen (black mark sensor). Cảm biến này giúp máy định vị chính xác vị trí của từng con tem, đảm bảo in chuẩn xác vào từng nhãn.

6. Khả năng kết nối

Cả hai loại máy đều hỗ trợ các cổng kết nối tiêu chuẩn như USB, RS-232 (Serial), và LAN (Ethernet) để dễ dàng tích hợp vào các hệ thống máy tính tiền. Tuy nhiên, các dòng máy in mã vạch công nghiệp thường có thêm các tùy chọn kết nối mở rộng như GPIO (General Purpose Input/Output) hoặc các cổng kết nối song song (Parallel) để liên kết với các hệ thống tự động hóa trong dây chuyền sản xuất.

7. Chi phí đầu tư ban đầu

Chi phí đầu tư ban đầu cho máy in hóa đơn thường thấp hơn.

● Máy in hóa đơn: Chi phí đầu tư thấp hơn, dao động từ 1.500.000 VNĐ đến 4.000.000 VNĐ cho một thiết bị chất lượng.

● Máy in mã vạch: Khoảng giá rộng hơn đáng kể:

⚬ Máy để bàn (Desktop): 1.500.000 VNĐ - 20.000.000 VNĐ.

⚬ Máy công nghiệp (Industrial): Từ 15.000.000 VNĐ đến trên 80.000.000 VNĐ.

8. Chi phí vận hành

Chi phí vận hành bao gồm chi phí cho vật tư tiêu hao.

● Máy in hóa đơn: Chỉ tốn chi phí giấy in bill cảm nhiệt, tương đối thấp.

● Máy in mã vạch: Nếu dùng in nhiệt trực tiếp, chi phí chỉ gồm decal nhiệt. Nếu dùng in truyền nhiệt, chi phí bao gồm cả decal và ruy-băng mực. Dù chi phí trên mỗi tem có thể cao hơn, nhưng được bù lại bằng độ bền và sự tin cậy.

Vật tư tiêu hao của máy in mã vạch và hóa đơn khác nhau

Giải đáp thắc mắc thực tế: Có dùng chung được không?

Đây là câu hỏi mà rất nhiều chủ cửa hàng mới kinh doanh quan tâm nhằm tiết kiệm chi phí. Câu trả lời ngắn gọn là "có, nhưng không nên". Hãy cùng phân tích chi tiết hơn.

Máy in mã vạch có in được hóa đơn không?

Có, nhưng bạn sẽ đối mặt với nhiều hạn chế. Máy in mã vạch về mặt kỹ thuật có thể in ra nội dung của một hóa đơn, tuy nhiên, trải nghiệm sẽ rất bất tiện.

● Thiếu chuyên nghiệp: Máy không có dao cắt, phải xé giấy thủ công tạo mép nham nhở.

● Lãng phí chi phí: Sử dụng decal để in hóa đơn có chi phí cao hơn nhiều so với giấy in bill.

● Bất tiện: Việc liên tục tháo lắp và thay đổi giữa cuộn decal và cuộn giấy (nếu tương thích) rất mất thời gian.

Máy in mã vạch in được hóa đơn nhưng bất tiện, thiếu chuyên nghiệp và lãng phí

Máy in hóa đơn có in được tem mã vạch không?

Có, nhưng còn nhiều hạn chế hơn. Bạn chỉ có thể in mã vạch trên loại decal nhiệt trực tiếp chuyên dụng cho máy in hóa đơn.

● Độ bền tem rất thấp: Chỉ in được trên decal nhiệt, tem sẽ phai màu cực nhanh (vài tuần đến vài tháng), khiến mã vạch không thể quét được, gây sai sót quản lý.

● In thiếu chính xác: Máy không có cảm biến bế tem nên không thể căn chỉnh vị trí in. Thông tin thường bị lệch ra ngoài con tem, gây lãng phí.

Máy in hóa đơn in được tem mã vạch nhưng thiếu chính xác, độ bền tem thấp

Có nên mua máy in mã vạch, hóa đơn kết hợp 2 trong 1 không?

Một số nhà sản xuất cung cấp các dòng máy "2 trong 1" hoặc "3 trong 1" (in bill, in tem, và quét mã vạch).

● Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và không gian quầy kệ.

● Nhược điểm: Bất tiện khi phải liên tục thay đổi vật liệu in. Độ bền tem nhãn vẫn là của công nghệ in nhiệt trực tiếp (thấp). Hiệu suất tổng thể không cao bằng hai máy chuyên dụng.

Lời khuyên: Mô hình này chỉ thực sự phù hợp cho các hộ kinh doanh siêu nhỏ, các cửa hàng online mới khởi nghiệp với nhu cầu in cả hóa đơn và tem nhãn cực kỳ ít (vài cái mỗi ngày). Đối với hầu hết các doanh nghiệp khác, việc đầu tư 2 máy riêng biệt là lựa chọn tối ưu và hiệu quả hơn về lâu dài.

Chọn máy in nào cho doanh nghiệp của bạn?

Việc lựa chọn thiết bị phụ thuộc hoàn toàn vào đặc thù ngành nghề và quy mô hoạt động của bạn.

Với cửa hàng bán lẻ, shop thời trang, siêu thị mini

Các mô hình này có nhu cầu song song và rõ rệt: cần in tem mã vạch để dán lên sản phẩm giúp quản lý giá cả, tồn kho và cần in hóa đơn để thanh toán cho khách hàng.

Lời khuyên: Nên đầu tư 2 máy riêng biệt: một máy in mã vạch để bàn (desktop) và một máy in hóa đơn khổ K80. Sự đầu tư này sẽ tối ưu hóa hiệu suất làm việc tại quầy thu ngân và trong kho, tránh được những phiền phức không đáng có.

Đầu tư 2 máy riêng biệt cho cửa hàng

Để trang bị máy in mã vạch phù hợp cho shop, siêu thị hãy cùng tham khảo thêm tài liệu:

Máy in mã vạch cho shop quần áo

Máy in mã vạch cho siêu thị mini

Cho nhà hàng, quán cafe, trà sữa

Ưu tiên hàng đầu là máy in hóa đơn để in bill thanh toán tại quầy và in phiếu order tại khu vực bếp/bar. Nhu cầu máy in mã vạch có thể phát sinh để in tem dán lên ly (ghi topping, tên khách) nhằm tránh nhầm lẫn.

Khám phá “Top máy in hóa đơn tốt nhất cho quán cafe” để lựa chọn cho quán của bạn một thiết bị phù hợp nhất!

Ưu tiên máy in bill cho nhà hàng, quán

Với kho vận, logistics, sản xuất

Đây là những ngành có yêu cầu khắt khe nhất về tem nhãn. Họ cần một máy in mã vạch chuyên dụng, thường là dòng công nghiệp, có khả năng in số lượng lớn (hàng ngàn đến hàng chục ngàn tem mỗi ngày), hoạt động bền bỉ trong môi trường khắc nghiệt (bụi bặm, nhiệt độ cao). Độ bền của tem nhãn là yếu tố sống còn để đảm bảo việc theo dõi kiện hàng, quản lý pallet, và truy xuất linh kiện trong suốt chuỗi cung ứng. Máy in hóa đơn gần như không có vai trò trong môi trường này.

Tìm kiếm và trang bị cho doanh nghiệp máy in chất lượng thông qua tài liệu tổng hợp của Vinpos sau: “Các dòng máy in công nghiệp cho kho bãi”

Máy in mã vạch công nghiệp tối ưu cho kho vận, sản xuất

Máy in hóa đơn cho tốc độ và giao dịch, máy in mã vạch cho quản lý và độ bền. Lựa chọn phụ thuộc hoàn toàn vào quy mô và đặc thù kinh doanh của bạn. Bạn vẫn còn phân vân? Hãy để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ với đội ngũ chuyên gia của Vinpos để được tư vấn miễn phí giải pháp phù hợp nhất! Hoặc bạn có thể khám phá ngay các dòng “Máy in tem mã vạch” và “Máy in hóa đơn nhiệt” chính hãng đang có tại Vinpos.

CÔNG TY TNHH VINPOS - VINPOS.VN
Hotline: 0906 645 569
Email: sales@vinpos.vn  
Tham khảo thêm các sản phẩm khác tại website: https://vinpos.vn/