HƯỚNG DẪN THỦ TỤC, HỒ SƠ ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH

Mã số mã vạch được xem là một trong những giải pháp định danh cũng như quản lý sản phẩm hiện đại nhất hiện nay. Và phương pháp này dường như được ứng dụng khá phổ biến ở hầu hết các tổ chức, cơ sở kinh doanh, sản xuất. Vậy để sử dụng được mã số mã vạch cho hàng hóa thì bạn cần phải chuẩn bị gì? Thủ tục đăng ký mã số mã vạch có quá phức tạp hay không? Mất thời gian bao lâu để có được kết quả đăng ký? Câu trả lời sẽ được thể hiện đầy đủ, rõ ràng ở bài viết sau đây.

Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch là một trong những phương pháp lưu trữ và truyền tải thông tin hiện đại nhất ngày nay mà dường như tổ chức, doanh nghiệp nào cũng lựa chọn để sử dụng.

Và hầu hết những thông tin dữ liệu đó đều được mã hóa và trở thành một dạng hình ảnh ký tự đặc biệt và chỉ có thể đọc được thông qua máy quét mã vạch chuyên dụng.

Và loại mã số mã vạch được đăng ký sử dụng cho các sản phẩm, hàng hóa thường sẽ là loại mã vạch 1D có dạng các sọc dọc màu đen đặt song song và xen kẽ lẫn nhau và cách nhau bởi những khoảng trắng không đều. Đi kèm với mã mã vạch đó có phần mã số, đây là một dãy ký tự số hoặc chữ số mà chúng ta có thể xem, hiểu được bằng mắt thường.

Mã vạch được xuất hiện với đa dạng các loại khác nhau, tuy nhiên loại mã vạch thông dụng nhất và được các doanh nghiệp ở Việt Nam sử dụng phổ biến để thể hiện mã số thương phẩm toàn cầu đó là GTIN-13 và EAN-13.

Mã số mã vạch

Việc đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm có quan trọng?

Theo quy định pháp luật hiện nay, thì việc đăng ký mã số mã vạch trên hàng hoá không phải là yêu cầu bắt buộc. Tuy nói là thế, nhưng khi có sự ứng dụng của mã vạch vào trong hàng hóa, bạn cũng sẽ nhận được khá nhiều sự tiện ích: 

- Đầu tiên là giúp các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh không phải mất quá nhiều công sức trong việc quản lý số lượng sản phẩm. (đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có số lượng hàng hóa lớn).

- Không chỉ thế, mã vạch còn giúp chúng ta phân biệt chính xác các loại hàng hóa dễ gây nhầm lẫn cho mắt thường vì độ giống nhau, để phục vụ cho quá trình bán hàng trở nên tốt hơn, hiệu quả hơn.

- Nhờ mã vạch mà việc đưa các sản phẩm ra thị trường ra rộng hơn thậm chí là xuất khẩu sang các quốc gia, thị trường quốc tế nhằm để nâng cao doanh thu.

- Với mã vạch sẽ đem lại sự minh bạch về các thông tin sản phẩm như nguồn gốc xuất xứ, để tạo nên lòng tin đối với người tiêu dùng.

- Góp phần tạo nên thương hiệu riêng cho tổ chức, doanh nghiệp sản xuất, cung cấp hàng hoá.

Vì thế, có thể nói việc đăng ký mã số mã vạch cho hàng hóa khá là quan trọng đối với toàn ngành hàng. Vì có sự hỗ trợ của mã vạch mà mọi nghiệp vụ bán hàng, quản lý cũng như lưu thông trên thị trường quốc tế được diễn ra dễ dàng hơn.

Ngoài ra, có thể bạn chưa biết, nếu chỉ dùng mà vạch quản lý trong nội bộ thì bạn có thể không cần đăng ký nhưng muốn hàng hóa được phân phối rộng trên các kênh như siêu thị, trung tâm thương mại, xuất khẩu,... thì việc đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm là bắt buộc.

Bộ hồ sơ cơ bản để đăng ký mã số mã vạch sản phẩm gồm có gì?

Bộ hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm hoàn chỉnh bao gồm các loại tài liệu sau:

- Bản đăng ký mã số mã vạch hàng hóa (2 bản theo mẫu). 

- Bản đăng ký danh mục sản phẩm, hàng hóa sử dụng mã GTIN (02 bản).

- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với doanh nghiệp hoặc Giấy phép kinh doanh.

- Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam theo mẫu.

- Phiếu đăng ký thông tin cho Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam theo mẫu quy định.

Cách làm thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký mã số mã vạch hàng hóa

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu được quy định tại Khoản 2 Điều 7 Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN.

Bước 2: Kê khai hồ sơ gồm khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử https://vnpc.gs1.gov.vn/

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch

Hồ sơ nộp trực tiếp hoặc gửi qua chuyển phát nhanh tới Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL) tại địa chỉ ở số 8 – Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội để xin cấp Giấy chứng nhận mã số mã vạch.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải nộp lệ phí theo thông tư số 232/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng mã số mã vạch. Doanh nghiệp có thể nộp phí bằng hình thức chuyển khoản.

Bước 4: GS1 tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Trong thời gian từ 3 - 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm thì cơ quan được chỉ định tiếp nhận chuyển hồ sơ đến Tổng cục TCĐLCL .

Và trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ Tổng cục TCĐLCL sẽ tiến hành thẩm định đơn đăng ký.

Bước 5: Ra quyết định cấp/từ chối cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch

– Đối với hồ sơ không hợp lệ, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ thông báo cho tổ chức, cá nhân chỉnh sửa và hoàn thiện.

– Còn với hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 20 - 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ thì Tổng cục TCĐLCL có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch, đồng thời tiến hành vào sổ đăng ký và lưu vào ngân hàng mã số quốc gia.

* Bạn có thế đến trực tiếp Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận Giấy chứng nhận hoặc có thể yêu cầu chuyển qua đường bưu điện.

Mất thời gian bao lâu để đăng ký mã số mã vạch được?

Trên thực tế, việc đăng ký mã số mã vạch cũng sẽ không mất quá nhiều thời gian cho tổ chức, doanh nghiệp của bạn. Cụ thể là:

Trong khoảng thời gian từ 03- 05 ngày làm việc tính từ thời điểm hồ sơ được nộp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, quý khách hàng sẽ được cấp và sử dụng mã số mã vạch nếu hồ sơ đăng ký hợp lệ.

Giấy chứng nhận quyền mã số mã vạch sẽ được cấp cho người đã ký từ 20 - 30 ngày. Trường hợp hồ sơ đăng ký không hợp lệ, TCĐLCL sẽ nêu rõ nguyên nhân, cá nhân, tổ chức sẽ phải sửa đổi, bổ sung và gửi lại trong thời gian sớm nhất.

Mức phí đăng ký mã số mã vạch

Nếu bạn đăng ký trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng GS1 thì mức phí sẽ được quy định Tại đây!

Trường hợp đăng ký thông qua bên thứ 3, dịch vụ thì mỗi bên có sẽ có mức phí khác nhau. Bạn cần liên hệ trực tiếp để được tư vấn cụ thể.

Và đây chính là những thông tin cần thiết bạn cần phải biết để việc đăng ký mã số mã vạch được diễn ra nhanh chóng hơn. Với những thắc mắc cần được hỗ trợ cũng như có nhu cầu cần đến những giải pháp mã vạch hoặc thiết bị mã vạch nhập khẩu chính hãng thì hãy liên hệ qua Hotline 0906 645 569 để nhận tư vấn chi tiết từ nhân viên Vinpos.

VINPOS VIỆT NAM - VINPOS.VN
Địa chỉ: Tòa nhà Gia Cát, 316 Lê Văn Sỹ, phường 1, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0906 645 569
Email: sales@vinpos.vn
Tham khảo thêm các sản phẩm khác tại website: https://vinpos.vn/