Để phát triển thư viện theo mô hình tối ưu hóa, thì các hoạt động quản lý tại nơi này phải được ứng dụng theo công nghệ hiện đại. Và một trong những công nghệ tiên tiến nhất hiện nay và được chuyên gia lẫn người dùng đánh giá cao về tính hiệu quả đó chính là công nghệ mã vạch. Vậy việc ứng dụng công nghệ mã vạch vào trong quản lý thư viện liệu có thật sự hiệu quả?
Vì sao cần áp dụng giải pháp mã vạch vào quản lý thư viện?
Điều này có lẽ ai cũng biết, số lượng sách mà một thư viện có thể chứa lên đến hàng trăm, hàng nghìn cuốn là điều bình thường. Với những thư viện quy mô lớn thì số lượng sách bên trong còn nhiều hơn thế nữa. Vậy để quản lý hiệu quả số lượng sách lớn như thế thì với cách làm thủ công liệu có thật sự tốt? Đương nhiên, câu trả lời sẽ là không.
Nhưng khi ứng dụng giải pháp mã vạch vào trong quản lý thư viện thì lại khác, mọi thông tin về các đầu sách, số lượng sách học sinh - sinh viên mượn - trả cụ thể trong mỗi ngày là bao nhiêu đều sẽ được thể hiện cụ thể, chi tiết nhất trên hệ thống quản lý. Nhờ thế mà có thể hạn chế được những trường hợp thất lạc, thất thoát không đáng có. Ngoài ra, còn xây dựng hình ảnh một thư viện hiện đại, chuyên nghiệp trong mắt mọi người.
Quản lý thư viện ứng dụng công nghệ mã vạch
So sánh giải pháp quản lý thư viện ứng dụng công nghệ mã vạch và cách làm truyền thống
Để cụ thể hơn về tính hiệu quả thì sau đây sẽ so sánh giữa giải pháp quản lý thư viện ứng dụng công nghệ mã vạch và cách làm truyền thống.
Quản lý thư viện với cách làm truyền thống:
- Số lượng sách lớn với nhiều đầu sách khác nhau khiến công tác kiểm kê sách trở nên tốn nhiều thời gian lẫn công sức
- Xác suất xảy ra nhầm lẫn sẽ rất cao.
- Quản lý bằng sổ sách dẫn đến khó theo dõi, nắm bắt thông tin chậm, truy xuất thông tin lâu.
- Khi có nhiều học sinh, sinh viên mượn, trả sách cùng lúc sẽ xảy đến tình trạng ùn tắc, khiến nhân viên thư viện ghi chép thông tin không kịp, làm chậm trễ hoạt động của nhiều người.
- Thất thoát sách mà không rõ nguyên nhân.
Quản lý thư viện khi ứng dụng công nghệ mã vạch:
- Thông tin về từng cuốn sách đều sẽ được thể hiện cụ thể, rõ ràng, chi tiết hỗ trợ tối đa cho quá trình quản lý sách.
- Giảm tối đa tình trạng nhầm lẫn do có quá nhiều đầu sách khác nhau.
- Thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu mà việc theo dõi số lượng sách hiện có, số lượng sách được mượn, trả một cách cụ thể, nhanh chóng và dễ dàng hơn.
- Hoạt động mượn, trả sách được thực hiện ghi nhận chỉ trong vài giây.
- Dễ dàng xác định được đối tượng nào mượn sách dẫn đến thất lạc, mất mát.
- Nhà quản lý thư viện có thể cập nhật tình hình thư viện ở mọi nơi mà không cần trực tiếp có mặt tại thư viện.
- Xác định nhanh, chính xác vị trí sách trong thư viện.
- Hỗ trợ xuất các bản báo cáo, thống kê theo yêu cầu của bạn.
=> Qua so sánh, chắc bạn cũng đã thấy được những lợi ích to lớn khi ứng dụng công nghệ mã vạch vào trong quản lý thư viện. Vì thế, để quản lý thư viện hiệu quả hơn, việc áp dụng giải pháp này là cần thiết.
Các hoạt động quản lý thư viện ứng dụng công nghệ mã vạch
- Công tác quản lý sách
Khi ứng dụng công nghệ mã vạch, với mỗi cuốn sách sẽ được tạo cho mỗi tem mã vạch riêng, thể hiện thông tin về cuốn sách đó. Và những tem mã vạch này sau khi in sẽ được dán kèm lên trên cuốn sách tương ứng.
Sau khi đã dán tem nhãn, máy quét mã vạch sẽ thực hiện công tác đọc những mã vạch này và cập nhật toàn bộ thông tin của sách lên hệ thống máy chủ để tổng hợp và lưu trữ dữ liệu. Để có được hệ thống lưu trữ này, thì bạn cần phải tích hợp thêm phần mềm quản lý tương ứng .
- Công tác mượn - trả sách
Theo cách cũ, trong quá trình mượn sách, nhân viên quản lý thư viện sẽ dùng một cuốn sổ để ghi chép lại thông tin về người mượn, cuốn sách được mượn, thời gian mượn sách tương ứng. Đến khi trả sách, nhân viên cần dò tìm lại thông tin về người mượn, ngày mượn, sách mượn xem có đúng hay không, sau đó cho họ ký tên xác nhận đã trả sách thì mới hoàn tất thủ tục mượn - trả này. Với quá trình mượn trả sách này sẽ khiến người mượn tốn không ít thời gian trong việc chờ đợi.
Tuy nhiên, khi ứng dụng công nghệ mã vạch, quy trình mượn - trả sách này sẽ được đơn giản hóa. Chỉ cần quét mã vạch của cuốn sách được mượn / trả thì thông tin sẽ được cập nhật trên phần mềm nhanh gọn, chính xác mà không làm mất nhiều thời gian của nhân viên thư viện lẫn người mượn sách.
- Công tác kiểm soát sách tại thư viện
Nhà quản lý thư viện sẽ nhanh chóng cập nhật được tình hình thực tế của thư viện thông qua cơ sở dữ liệu đã được cập nhật hằng ngày. Từ đó, họ dễ dàng đưa ra các quyết định liên quan đến thư viện một cách chính xác nhất.
>>> Với những thắc mắc cần giải đáp nhanh chóng, hãy nhấc máy lên liên hệ ngay Hotline 0906 645 569. Vinpos sẽ hỗ trợ ngay cùng bạn.
Những thiết bị cần có để ứng dụng giải pháp quản lý thư viện
Giải pháp quản lý thư viện được sử dụng tốt nhất khi có sự hỗ trợ của những thiết bị sau:
Đây là thiết bị ngoại vi được dùng để in ấn và tạo ra những tem mã vạch thông tin để ứng dụng cho thư viện. Với chiếc máy in này, các tem nhãn cho ra sẽ đảm bảo được tính đẹp mắt, sự đồng đều. Cho hoạt động in cùng dán mã sách diễn ra thuận tiện, chuyên nghiệp, chủ động hơn.
Máy in mã vạch
Thiết bị này giữ vai trò vô cùng quan trọng trong việc giải mã các tem nhãn mã vạch để hỗ trợ cho công tác kiểm tra, quản lý được diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn. Hiện nay, có rất nhiều loại máy quét khác nhau, mẫu mã cũng cực kỳ đa dạng, phù hợp với mọi yêu cầu và nhu cầu sử dụng của các thư viện. Tùy thuộc vào loại mã vạch dùng để định danh sách là mã vạch 1D hay 2D mà người dùng sẽ chọn lựa loại máy quét mã vạch tương ứng.
Máy quét mã vạch
- Giải pháp phần mềm quản lý thư viện:
Với giải pháp này sẽ giúp bạn cách tối ưu hóa mọi thông tin dữ liệu, hỗ trợ cho việc quản lý, kiểm soát sách tại các thư viện trở nên chuyên nghiệp hơn. Phần mềm cũng được biết đến là nơi lưu giữ tất cả các dữ liệu về sách cũng như thông tin người mượn, trả và hoạt động mượn, trả sách tại thư viện đang được diễn ra thế nào. Mỗi thư viện khác nhau đôi khi sẽ có những yêu cầu khác biệt về nghiệp vụ quản lý nên phần mềm cũng sẽ có sự khác biệt cho từng trường hợp cụ thể.
>>> Tìm hiểu thêm về những giải pháp quản lý khác, tại đây:
Giải pháp quản lý bằng công nghệ mã vạch
Vinpos - Nơi mang đến bạn giải pháp quản lý thư viện chuyên nghiệp
Nếu bạn đang cần đến những giải pháp quản lý thư viện chuyên nghiệp, hiện đại thì hãy đến ngay Vinpos. Chúng tôi đảm bảo sẽ đem đến bạn những giải pháp được xây dựng trên chính nhu cầu, tình hình thực tế của tổ chức nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất cho bạn.
Ngoài ra, Vinpos tự hào là một nhà cung cấp có nhiều kinh nghiệm trọng việc phân phối các thiết bị mã vạch kèm với đó là các giải pháp quản lý tối ưu, hiện đại nhất hiện nay. Vậy còn chần chờ gì mà không liên hệ qua Hotline 0906 645 569 để nhận hỗ trợ tư vấn trực tiếp từ nhân viên.
VINPOS VIỆT NAM - VINPOS.VN
Địa chỉ: Tòa nhà Gia Cát, 316 Lê Văn Sỹ, phường 1, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Hotline: 0906 645 569
Email: sales@vinpos.vn
Tham khảo thêm các sản phẩm khác tại website: https://vinpos.vn/
Sản phẩm liên quan
3.800.000VND
5.219.000VND
Xem thêm